Warum Excel in der Finanzplanung scheitert und wie integrierte Modelle Unternehmen wirklich steuern

Ich sehe es immer wieder, egal ob auf LinkedIn, YouTube, Instagram oder anderen Plattformen: Excel als das ultimative Controlling-Werkzeug. “How to bulid a 3-Statement Financial Model from Scratch” oder “Excel vs. ERP - Warum bleibt Excel trotz ERP so stark?”.

Ich sehe hier vor Allem die Problematik, dass zum Einen große Unwissenheit darüber herrscht, was ein Controlling-Werkzeug wirklich ist bzw. ausmacht und zum Anderen, dass hier nicht in langfristen Kosten-Nutzen-Verhältnissen gedacht wird.

Liebe Leserinnen und Leser - und vor allem Excel-Enthusiasten - versteht mich bitte nicht falsch. Excel hat durchaus seine Daseinsberechtigung und Stärken, kann gewisse Anforderungen auch besser bewältigen als gewisse Alternativen und ist super flexibel. Aber stößt im Finanzcontrolling und auch bei strukturierter und automatisierter Planung und Analyse an seine Grenzen. Die Fehleranfälligkeit und -quote steigt, es gibt eine unüberschaubare Anzahl an Versionen, Wechselwirkungen lassen sich nur schwer und intransparent darstellen bzw. nachvollziehen und Szenario-Kalkulationen sind langwierig und ungenau.

Und genau darum wird dieser Blog-Artikel sich diesem Thema annehmen: Erstmal schauen wir uns an, was eine Controlling-Software wirklich ausmacht und inwiefern sich diese von ERP- oder ähnlichen Systemen abgrenzt. Daraufhin können wir untersuchen, wann eine Controlling-Software wirklich Sinn macht und in welchen Fällen Excel die Nase vorn hat. Und am Ende “ziehen wir Bilanz”.

Was macht eine Controlling-Software aus und wie grenzt sie sich zu Systemen wie ERP oder CRM ab?

Eine Controlling-Software verkörpert im Grunde ein System, welches es den Fachanwendern ermöglicht, ihre Aufgaben effizient, transparent und nachvollziehbar durchzuführen. Für uns Controller bilden dafür meistens die Aspekte Planung, Analyse und Reporting die Basis. Da wir aber nicht blind planen sollten und Daten zusammengeführt, aufbereitet und reported werden müssen kann man als einen der wichtigen Grundsteine des Controllings die Daten selbst ansehen. Vor allem aus ihnen können Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.

Hier kommen unter anderem Systeme wie ERP, CRM oder auch Personalmanagementsysteme ins Spiel. Derartige Systeme ermöglichen es, die Ressourcen des Unternehmens sowie Kunden - kalkulatorisch und organisatorisch - und auch Mitarbeiter zu verwalten. Selbstverständlich kann es auch unzählige andere Systeme geben, je nach Branche, Größe oder Fokus des Unternehmens.

In diesen Systemen finden wir also die Daten, die schlussendlich für eine effektive Steuerung des Unternehmens unabdingbar sind. Diese Systeme sind aber in der Regel derart aufgebaut, dass sie diese Daten lediglich verwalten. Möglichkeiten zu Analyse, Reporting oder gar Planung stehen meistens gar nicht oder nur sehr eingeschränkt bzw. rudimentär zur Verfügung.

Aber selbst wenn sie über derartige Werkzeuge verfügen - wie integriere ich ein derartige Planung in eine Unternehmensweite Finanzplanung - bestehend aus GuV, Bilanz, Cashflow und Kennzahlen? Wird das Zahlungsverhalten von Kunden und dem Unternehmen selbst überhaupt berücksichtigt? Wie bringe ich Daten aus der Finanzbuchhaltung oder der Kostenrechnung in Zusammenhang mit Daten aus dem ERP oder CRM? Und wie liefere ich Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen an den entsprechenden Management-Bereich oder die Geschäftsführung?

Das ist dann der Punkt, an dem in der Praxis entweder eine Controlling-Software oder Excel zum Einsatz kommt.

Excel vs. Controlling-Software

Das wahrscheinlich beliebteste und am weitest verbreitete Tool dafür ist Excel. Aus den Vorsystemen werden Daten - meist als CSV - exportiert. Diese werden dann in Excel aufwendig aufbereitet, strukturiert und aggregiert. Es entsteht eine starre Ist-Darstellung bzw. eine über Stunden aufbereitete ad-hoc Analyse.

Es lässt sich bereits erkennen, wo das Unternehmen aktuell Ressourcentechnisch und finanziell steht und es lassen sich auch erste Kennzahlen entwickeln, aber das allein ist noch nicht sonderlich aussagekräftig. Schließlich wird ja nur die aktuelle Periode betrachtet - zum Beispiel der Monat, das Quartal oder das Jahr.

Aber wie sah das ganze im Vormonat aus? Oder im Vorjahresmonat? Oder im YTD-Vergleich? Welche Abweichungen gibt es zur Planung oder zum Forecast? Und dann geht das ganze von neuem los. Die Daten müssen zusammengeführt und aufbereitet werden, sodass Struktur und Aggregierung überhaupt vergleichbar sind. Erst ab hier kann ein Controller in einem ersten Schritt seiner eigentlichen Aufgabe nachkommen. Das Interpretieren und beurteilen der Ist-Situation unter Berücksichtigung von Zielen und Vergangenheitswerten.

In den meisten Fällen werden erstmal Auffälligkeiten erkannt, denen nachgegangen werden muss. Warum haben wir einen Umsatzeinbruch? Warum sind die sonstigen betrieblichen Aufwendungen im YTD-Vergleich so viel höher als im Vorjahr? Wieso steigen die Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe seit zwei Jahren schneller als die Umsätze? Falls sowas überhaupt erkannt wird! Und das Problem ist hierbei nicht der Controller, sondern die Tatsache, dass man, um gewisse Erkenntnisse überhaupt haben zu können, jeden Determinanten unter die Lupe nehmen muss. Und dann geht das ganze Spiel - erneut - von vorne los.

Und hier sind wir gerade mal im Bereich der Analyse. Und wir haben noch nicht einmal vertiefende Themen wie die Betrachtung nach Kostenstellen oder-trägern erörtert.

Im Bereich der Planung sieht es aber nicht besser aus. Ganz oben steht erstmal die Frage, wie überhaupt geplant wird. Überall nach dem Top-Down-Verfahren? Oder die Verwaltungskostenstellen lieber nach dem Bottom-Up-Verfahren? Haben wir die Zeit für eine Gegenstromplanung? Und wenn ja, wie administrieren und Steuern wir diesen Prozess? Sollen Teilpläne für die Bereiche Vertrieb, Einkauf oder Personal erstellt werden? Und wenn ja wie integrieren wir diese in eine Gesamtplanung die uns zeigt wo wir Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätsmäßig voraussichtlich am Geschäftsjahresende stehen werden? Wie gehen wir mit unterjährigen Sondereinflüssen um, die eine Anpassung der Planung oder des Forecasts veranlassen? Und wie schnell sind wir überhaupt Lage eine Anpassung vorzunehmen?

Excel bietet für einfachste Planungen und Analysen ein gute Lösung. Aber sobald es komplexer wird und Abhängigkeiten erfasst und dargestellt werden müssen, kommt Excel schon an seine Grenzen. Zudem ist das was möglich ist enorm Aufwendig, erfordert sehr gute Excel-Kenntnisse und ist Fehleranfällig.

Eine Controlling-Software hingegen “dockt” an den Vorsystemen direkt an. Es werden Organisations-, Finanz- und Kalkulationsstrukturen digital abgebildet und für die Planungen werden Logiken hinterlegt. Das bringt schon einmal eine enorme Effizienzsteigerung. Es müssen nicht erst alle Daten exportiert und aufwendig aufbereitet werden - und das für jede Analyse und jeden Bericht. Die folgende Grafik zeigt, wie eine Controlling-Software, vom technischen Aufbau her, auf den Vorsystemen aufbaut.

Ein Bericht oder auch eine Planungsmaske wird einmalig per Drag-and-Drop erstellt und gespeichert. Anschließend lassen sich der betrachtete Zeithorizont, die Aggregierung, die betrachte Kostenstelle oder das Produkt ändern oder Auswählen.

Integrierte BWL-Werkzeuge für Analyse und Reporting machen Auffälligkeiten sofort sichtbar. In wenigen Minuten weiß man sofort, wo Abweichungen herkommen, welches die Umsatzstärksten Kunden oder Produkte sind oder auch wie sich einzelne Kostenarten -stellen, oder -träger im Laufe der Zeit entwickelt haben. Graphische und tabellarische Ansichten laufen parallel und Erkenntnisse lassen sich direkt aus ad-hoc-Analysen speichern und/oder reporten.

Im folgenden Bild sehen sie ein Beispiel einer Mischung aus Planungs- und Analyse-Maske. Sie dient dazu Umsatzerlöse und Materialaufwand zu planen. Es ist ersichtlich, wie sich die Zahlen in vorherigen Perioden ergeben haben, bietet eine Spalte für die Eingabe eines Budgets und zudem noch eine Spalte für ein Szenario. Darüber hinaus werden Abweichungen zum Vorjahr sofort graphisch und auch als Wert dargestellt.

Zudem lassen sich Parameter einstellen, wie der Zahlungsplan und die der Umsatzsteuersatz der angewendet werden soll. Und als wäre das nicht schon genug, sehen wir auch wie sich die Planung bzw. das Szenario auf die Liquidität auswirkt.

Es lassen sich auch einzelne Struktureinheiten wie Abteilungen oder Filialen separat planen und genauso wie vorgelagerte Planungen wie aus dem Vertriebs- oder Personalcontrolling in eine Unternehmensweite Finanzplanung integrieren.

Eine Controlling-Software bietet unterm Strich also unter anderem folgende Vorteile gegenüber Excel:

• Single Point of Truth (SPOT): alle für die datenbasierte Unternehmenssteuerung relevanten Daten stehen jederzeit, aktuell, valide und in der richtigen Struktur zur Verfügung

• Werkzeuge für Planung ermöglichen das effiziente und logische Generieren und Verteilen von Plandaten

• Werkzeuge für Analyse ermöglichen Standard Analysen wie ABC-Analyse, Abweichungsanalyse, Graphische Analysen etc.

• Reporting-Funktionen ermöglichen das schnelle und professionelle Reporten von Standard-Berichten, ad-hoc-Analysen oder anderen Bedarfs-Berichten sowie die damit verbundenen Erkenntnissen und Handlungsempfehlungen.

• Es gibt keine unzählige Versionen mehr von (Teil-)Planungen

• Jeder involvierte Mitarbeiter arbeitet mit den selben Daten

• Es gibt ein sicheres Rechte- und Freigabemanagement

• Auch Prozesse lassen sich digital abbilden, managen, nachvollziehen und sogar automatisieren

Als einen Vorteil von Excel lässt sich nach wie vor die Flexibilität nennen. Eine Controlling-Software ist bereits sehr flexibel, aber bei Excel hat man teilweise mehr Freiheiten. Da würden sich zum Beispiel Anforderungen nennen lassen, die von der Kalkulation her sehr Anspruchsvoll sind. Beispielsweise mit komplexen und verschachtelten Wenn-Dann-Beziehungen. Das bekommt man zu einem gewissen Grad auch mit einer Controlling-Software umgesetzt, aber die Limits sind bei Excel höher angesetzt.

Da sich aber schätzungsweise 95% der Anforderungen besser mit einer Controlling-Software umsetzen lassen, als mit Excel, sollte Excel eher als eine sinnvolle Ergänzung aber nicht als ultimatives Controllinginstrument angesehen werden. Unterm Strich führt der Einsatz einer Controlling-Software zu teils massiven Zeiteinsparungen und somit zu Effizienzsteigerungen.

Alle Beteiligten sind dadurch in der Lage schneller Erkenntnisse zu gewinnen und dementsprechend schneller zu handeln. Somit bekommen nicht nur, aber vor Allem Controller mehr Zeit sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren - wie dem Ableiten von Handlungsempfehlungen und der Beratung des Managements - anstatt viele Tage im Monat bereits für das Standardreporting zu verbrauchen.

Darüber hinaus gibt es, vor allem bei größeren Unternehmen und Konzernen, gewisse Positionen, die dem Controlling zuarbeiten - eben weil die Datenaufbereitung derart aufwendig ist. Da ergeben sich weitere Einsparpotentiale für das Unternehmen, da mit einer derartigen Controlling-Software zumindest ein Teil dieser Stellen überflüssig wird.

Schauen Sie sich in diesem Zusammenhang auch gerne auf meiner Website die Seiten "Integrierte Finanzplanung", "Spot und Vorsysteme" und "Planung, Analyse und Reporting" an.

Falls Sie für Ihr Unternehmen eine wie die hier beschriebene Controlling-Lösung suchen, können Sie sich gerne kostenlos und unverbindlich an mich wenden.